iOS-App und Unternehmenssoftware PreCare
Für die E.P.S. - Experten Pflege Service GmbH haben wir die Unternehmenssoftware PreCare entwickelt. In PreCare sind die Unternehmensabläufe, die Mitarbeiterverwaltung und das Kundenportal digitalisiert.
Was ist eigentlich PreCare?
PreCare ist ein Ensemble aus einer iOS-App für das iPad und einer browserbasierten Software: Im Zusammenspiel bilden sie alle Unternehmensabläufe nahtlos und papierlos ab.
Kunden: Terminvereinbarung, Durchführung und Auswertung
Pflegebedürftige oder deren Angehörige - in PreCare Kunden - können bei der E.P.S. einen Beratungstermin buchen. Pflegekassen, die mit der E.P.S. zusammen arbeiten, können zudem auch direkt für ihre Versicherten einen Termin mit der E.P.S. vereinbaren. Dies geschieht dann über einen externen Zugang zur Software mit eingeschränktem Zugriff auf den Terminkalender.
Der Termin wird durch eine Pflegefachkraft der E.P.S. in der Regel in den Räumlichkeiten des Kunden oder online durchgeführt. Für die Protokollierung des Gespräches nutzt die Pflegefachkraft die zu PreCare gehörende iOS-App PreCare.online.
Nach Abschluss des Gesprächs werden die Daten verschlüsselt an den PreCare-Server gesendet, wo diese fallspezifisch ausgewertet und weiterverarbeitet werden.
iOS-App PreCare.online
Eine Besonderheit der App ist ihre Offlinefähigkeit, um den teils widrigen Bedingungen der mobilen Netzabdeckung in Deutschland zu begegnen. Die Pflegefachkraft erhält ihre Gesprächstermine inklusive der passenden Gesprächsleitfäden und Protokollvorlagen direkt auf ihr iPad. Die Synchronisierung kann bequem immer dann stattfinden, wenn die Internetverbindung gerade stabil ist.
Kundenportal
Besitzt der Kunde einen Zugang zum Kundenportal, hinterlegt der PreCare-Server alle während des Kundentermins erfassten Daten für den Kunden strukturiert als PDF-Dateien. Hier findet der Kunde auch alle vorangegangenen Beratungstermine samt der Dokumente. Auf Basis der Auswertung findet der Kunde weitere Hilfestellungen, die zu seiner Lebenssituation passen. Bei Bedarf können weitere Beratungsgespräche vereinbart aber auch vereinbarte Termine bearbeitet werden.
Mitarbeiter: Verträge, Einsatzplanung, Zeiterfassung
Die Mitarbeiterverwaltung erlaubt die digitale Verwaltung der Angestellten. Es werden die wesentlichen Daten aus dem Arbeitsvertrag erfasst. Hierzu zählt insbesondere die vereinbarte Arbeitszeit und der Urlaubsanspruch. Diese Angaben fließen in die Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitauswertung ein.
Die einzelne Mitarbeiterin hat jederzeit Zugriff auf die hinterlegten Daten und berechneten Werte. Sie kann direkt Urlaubsanträge stellen oder Krankmeldungen abgeben. Die Personalabteilung genehmigt mit nur einem Knopfdruck den Urlaub oder leitet bei Krankmeldung die betroffenen Kundentermine an die Kundenbetreuung weiter.
Backoffice: Terminplanung, Rechnungswesen, Kennzahlen
Die Einsatzplanung erfolgt in PreCare über den Terminkalender. Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter dienen als Schichtplanung und sind Grundlage bei der Vereinbarung von Beratungstermine im Kalender.
Nach Beendigung eines Beratungstermins wird automatisch von PreCare die Rechnung erstellt. Dabei müssen viele Faktoren berücksichtigt werden:
Die bekanntesten Faktoren sind wohl die Unterscheidung in Privatpatient, Beihilfeempfänger und ggf. der mit der Pflegeversicherung vereinbarte Kostensatz. So kann die Abrechnung eines Beratungstermins in mehrere Rechnungsempfänger zerfallen. Grundsätzlich gilt: Kunden erhalten eine Papierrechnung und zusätzlich eine Kopie als PDF-Dokument in ihrem persönlichen Bereich im Kundenportal. Moderne Kassen, erlauben die digitale Abrechnung gemäß den technischen Standards des GKV-Spitzenverbandes (DTA-Verfahren).