Der NetFleet-Blog: Teil 4 - HRM und Buchhaltung
Human-Ressource-Management
Standort unabhängig – einfache Bedienung – Zuverlässigkeit – das waren keine Schlagwörter, sondern Realität. Die Zufriedenheit der Disponenten und Gästebetreuer schaffte Raum für die Implementierung von weiteren Funktionalitäten. Die Bedürfnisse der Personaler traten in den Vordergrund. Fahrzeuge stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Aber was ist mit den Fahrern? Was ist mit den Lenkzeiten? Was mit der Arbeitszeiterfassung? Schon ein Jahr vor der Fußball-Weltmeisterschaft der Frauen gerieten diese Themen in den Fokus der Entwicklung.
Personalplanung
Den Start machte die Personalplanung für die Fahrer. Die gesetzlichen Vorgaben bezüglich Arbeits- und Lenkzeit sind klar definiert. So entstand 2010 eine Einsatzplanung für die Fahrer, die diese Vorgaben berücksichtigte.
Jedoch sind Planung und Realität echte Geschwister. Insbesondere bei den VIP-Fahrern, die im Grundsatz Rund um die Uhr einer Person oder einem Team zur Verfügung standen. Die anfänglich spezifizierten, starren Regeln stellten sich im Betrieb als nicht zielführend heraus. Zu oft musste umgeplant werden. Es dauerte nahezu zwei ganze Jahre. Dann lebten Planung und Realität unter einem Softwaredach vereint.
Zeiterfassung
Ein weiterer Baustein war die Zeiterfassung. Für die Fahrer erfasste OnDrive – der Vorgänger von NetFleet – die Dauer der Fahraufträge. Aber Aufgaben wie Tanken und Waschen wollten auch erfasst werden. Und die erfassten Zeiten von heute mussten in die Planung für morgen einfließen.
Die Implementierung dieses Bausteins forderte die Disposition bei mehrtägigen Veranstaltungen besonders heraus. Denken wir noch einmal an die VIP-Fahrer:
Geplant ist, dass der Fahrer den Fahrgast um 0:30 Uhr im Hotel absetzt – und dann selbst in den Feierabend geht. Um 16:00 Uhr sollte er dann wieder mit der Arbeit starten. Nun ist Berlin eine Stadt mit pulsierenden Nachtleben. Der Fahrgast feiert bis in den Morgen. Der Fahrer geht erst gegen 06:00 Uhr in den Feierabend. Und bang: Da schnappt der Gesetzgeber zu! Und die Software auch!
Der Disponent weint? Nur bedingt! Denn Dank der Hinterlegung von Stand-By-Fahrern fand OnDrive – der Vorgänger von NetFleet – eine Lösung für den Auftrag um 16:00 Uhr. Gleichzeitig informierte die Software via SMS den Notdienst und versandte E-Mails an alle Beteiligten. Eine runde Sache!
Belegverwaltung
Mit dem Ausbau der Personalplanung in OnDrive – der Vorgänger von NetFleet – rückte auch die Buchhaltung in den Fokus der Entwicklung. Insbesondere die Belegverwaltung wurde hier als ein Bereich identifiziert, dessen Digitalisierung zur Freisetzung von Ressourcen führe.
Während des Tagesgeschäftes entstanden viele beleghafte Ausgaben der Fahrer - angefangen von Parkscheinen bis hin zu Tanken und Waschen. Die Chauffeure konnten ab 2013 Ihre Belege digital erfassen und in OnDrive hochladen. Die Projektleitung prüfte den Beleg und gab diese dann für die Buchhaltung frei.
Die Buchhaltung zog sich in OnDrive Zahlungslisten. Die Zahlungslisten standen in unterschiedlichen Formaten bereit, unter anderem für den Import in Datev.
Die Digitalisierung der Belege führte zu einer hohen Zeitersparnis bei allen Beteiligten und einer schnelleren Begleichung der Auslagen eines Fahrers. Insbesondere letzteres führte auch zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter.